Office

Medan det grundläggande konceptet för ett arbetskontor inte har förändrats mycket under århundraden, har tekniken som används för att använda dem gjort ett stort språng. Om du gick in på ett genomsnittligt kontor för 100 år sedan och jämföde det med nu, skulle du fortfarande se anställda som sitter vid deras skrivbord, men den enda verkliga skillnaden är vad de arbetar på framför dem. Byt papper mot en persondator och du har den största skillnaden mellan nu och då!

För att effektivt hantera ett kontor nuförtiden är det allmänt accepterat att du behöver öka effektiviteten och använda den till din fördel. Vi kommer att titta på 3 tips om hur du kan hantera ett modernt kontor effektivt.

 

  1. Omfamna (modern) teknik

Det är sjukt hur snabbt tekniken går och företag kan snabbt hoppa på vad som verkar som nästa bästa sak. Självklart måste du göra din forskning när du bestämmer dig för att implementera ny programvara eller hårdvara annars kan det bli dyrt. Typer av teknik att se upp för är:

  • Möteshanteringsprogramvara

För ett kontor med flera mötesrum, kan implementering av ett rumsbokningssystem hjälpa dig att driva verksamheten mer effektivt. Inte längre kommer du att slösa anställdas tid med att jämföra tidtabeller för att boka möten, när de kommer att kunna göra det från sina enheter. Detta innebär också att dina resurser används mer effektivt, och det betyder att du kan utnyttja så mycket som möjligt av dem.

  • Låt anställda använda sina egna enheter

Vissa företag kan vara skeptiska till detta för säkerhetsfrågor och kompatibilitet, men tänk på de minskade upphandlings- och underhållskostnaderna! När frilans och avlägset arbete blir normen, varför slösar du pengar och resurser på utrustning som du kanske inte får ut mest av?

  • Molnförvaring

Genom att välja att lagra all din digitala data i ”molnet” kan ditt företag löpa mer effektivt och med lägre kostnader, vilket är väsentligt för tillväxten. Kontorsprocesser är strömlinjeformade och möjliggör ett bättre samarbete inom verksamheten. Utöver det håller din leverantör allt uppdaterat och sparar besväret!

 

  1. Lär dig hur du använder den moderna arbetskraften

När det gäller att låta dina anställda använda sina egna enheter, är det underförstått att arbeta på distans är en del av arbetet i modern tid. Med många människor som nästan alltid är anslutna och överförbara finns det ingen anledning till strikta 9-5 arbetstimmar och ökat förtroende borde vara i händerna på anställda för att utföra jobbet i tid. Hur de gör det borde vara upp till dem.

 

Samarbetsprogramvara bör användas för mer aktuell kommunikation i realtid. E-post är fortfarande den viktigaste kommunikationsmetoden, men med verktyg som Slack blir allt populärare, särskilt för mindre företag som behöver snabbare, mer inkluderande interaktioner.

 

  1. Upprätta och hålla fast vid hanteringsrutinerna

Detta är inte bara lämpligt för hanteringen, utan för alla i verksamheten. Om du har rutinuppgifter ska de ha rutinprocesser för att slutföra dem. Exempelvis bör e-post och fakturor prioriteras och hanteras i enlighet med detta och förskott bör inte tolereras.

 

Strikt protokoll bör införas och allmänna kontorsystem behöver administrativa och akuta förfaranden. Lita på mig, dagen där är en nödsituation – och att ha en plan om hur man hanterar det kommer att vara bra för dig!