Kontorsverksamheten förändras ständigt tack vare den utvecklande tekniken, liksom med arbetskraften. Saker som ökad föräldraledighet vid barnets födelse har bidragit till längre betald ledighet och större möjligheter för anställda att arbeta på distans. En ökning av outsourcing till virtuella assistenter samt automatisering av uppgifter innebär att nya företag kanske inte behöver så mycket kontorsutrymme som sina föregångare. Vi kommer nu att titta på tre trender som påverkar hur kontor hanteras.
Trend 1 – Automatisering av Kontorsuppgifter
Många små uppgifter är nu automatiserade, och för en relativt liten investering kan de spara hundratals timmar av vanliga vardagliga uppgifter på lång sikt. Data idag är vanligtvis säkerhetskopierad automatiskt, antingen på inbyggda servrar för stora företag eller i molnet för andra. Automatisk säkerhetskopiering av data kan ge människor fullständig tillgång till sina aktuella filer även om det finns problem i slutet. Automatiserade receptioner kan ge ett besökarhanteringssystem som bidrar till att förbättra flexibiliteten och effektiviteten hos kontorspersonalen. Sociala nätverkstjänster kan också schemaläggas för framtida release, vilket verkligen kan spara tid.
Trend 2 – Skapa En Mobil Arbetskraft
Att arbeta på distans dessa dagar är mycket vanligt, tack vare i stor utsträckning modern infrastruktur. Anställda kan var lika nåbara som om de arbetade på kontoret och med den breda tillgången till höghastighetsinternet som hjälper till med detta, är företagen mer öppna för mobilt arbete, vilket ger dem frihet att hantera sin tid och hur de gör det arbetet. Det finns mycket samarbetsprogramvara som Google Spreadsheets och Documents, vilket gör det möjligt för medarbetare att bidra på distans, hålla kontoret flexibelt och luta sig.
Trend 3 – Datorstödd anläggningshantering (CAFM)
Programvaran för datorstödd anläggningshantering (CAFM) används för att hjälpa företag att använda sina kontorsutrymmen mer effektivt. Rymdfördelningen förbättras vilket bidrar till att maximera användningen av anläggningar samt förbättra underhålls- och anläggningsplanering. Rumsbokning används som en virtuell planerare, där alla som använder det kan se vilka rum som är tillgängliga för möten och sådant. Mötesrumsplanerare kan snabbt reagera på ändringar i mötestider, till exempel om ett möte slutar tidigt, gör det automatiskt rummet tillgängligt på systemet, vilket ökar användningen av rumeffektivitet.
Dessa är bara 3 av de framväxande trenderna inom kontorshantering. Med en sådan dynamisk arbetskraft i centrum för den och snabbt utvecklande teknik, är dessa bundna att förändras och utvecklas och därmed uppväxten av innovation. Att följa dessa trender för ditt kontor kommer att möjliggöra en mycket effektivare användning av faciliteter och tid till en relativt liten kostnad, vilket kommer att ge utdelning i framtiden.
